こんないまいちでムダな会議はもう終わりにしませんか？

会議のハナシ

どの会社にも会議というのはあるものですよね。

複数で働くからこそ議論と共有が大事ですしね。

しかし、「なんかいまいちな会議だな～」だなんて思うことって結構ありませんか？

ぼくも若いころからいろんな会社のいろんな会議にたくさん出てきましたが、いまいちな会議あるあるをはやく言いたいって感じですので、あげてみます。笑

 

いまいちな会議あるある

①時間が長い、開始時間が守られてない

②時間内で終わらせようとして、議論が中途半端のまま終わる

③時間をかけた割には大したことが決まっていない

④意見・アイデアが盛り上がらない

⑤話があちこち脱線してしまい、論点がずれていってしまう

⑥決めたことが実際に行動されていない（ことが次の会議で分かる）

どうですか？あなたも経験したことあるんじゃないでしょうか？

しかし、こんないまいちな・・・というかムダな会議はもうやめにしたい！！！ですよね。そもそも会議は何かを決めて行動にうつすために開催するものですからね～。笑

 

ムダな会議の原因

①時間が長い、開始時間が守られてない原因

⇒そもそも開始時刻と終了時刻をハッキリ決められていない

⇒時間割りが設定されていない

⇒時間を気にする人がいない

 

②時間内で終わらせようとして、議論が中途半端のまま終わる③時間をかけた割には大したことが決まっていない

⇒時間を管理することに必死で、時間に管理されてしまっている

⇒どこまでを決めたらこの会議が終わるか？を明確になっていない

 

④意見・アイデアが盛り上がらない

⇒普段からその議題について考えていない

⇒「人と意見が違う＝間違い」と勘違いしているため、正解を探しているうちに発言を躊躇してしまう

⇒周囲が「〇〇さんの意見はどうせ大したことないだろう」と決めつけている

⇒声の大きな人（主張する人）に押されてしまい、意見が出せない

⇒そもそもやる気がない

 

⑤話があちこち脱線してしまい、論点がずれていってしまう

⇒論点を整理する人がいない

 

⑥決めたことが実際に行動されていない（ことが次の会議で分かる）

⇒誰がいつまでに何をするのか？を明確に決められずにフワッと終わっている

 

これらを全てファシリテーションで解決

という原因を割り出したところで、対策としてファシリテーションをすることをぼくはいつもしています。

ファシリテーションとは・・・「人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること」だそうで

会議の進行役として中立な立場でチームワークを引き出し、成果を最大化することをファシリテーションと言い、それをする人をファシリテーターと言うんですね。

 

ファシリテーターが行うこと

ではファシリテーターはこんなことを実際に行います。

（１）意見を活性化させる→アイスブレイク、自分の意見は控える、参加者の発言を促す、批判しない、論点を整理する

（２）進行をコントロールする→時間割を決める、タイムキーパーを決める

（３）意思決定の手法を明確にする→多数決？リーダーによる最終判断？会議に参加していない上司の判断？など

（４）一人でやらずに参加者全員で役割を分担して進行する→議事録係やタイムキーパーなど分担し、参加者も進行に協力

（５）決定事項、行動目標を議事録に残し共有する→決定事項と、誰がいつまでに何をやるのか？を決めて共有する

です。

※これについて細かいコツなどもたくさんありますが、長くなるので割愛します。

 

最後に

・・・ということを、先日の勉強会でぼくが講師としてファシリテーションを学ぶ機会を作りました。

ぼくも今回講師をしてみて、いつもできているような気もしてたけどできていないところも再確認できたので、いい機会になりました！

ファシリテーションも実践あるのみ！！！ですね。

 

～今日の体重＝87.5(-0.3)～